Proces afhandelen orders
Proces afhandelen orders in NIEUW Leveranciersportaal.
** Onderstaande stappen en instructies zijn voor het nieuwe LeveranciersPortaal per 01-01-2024
Basis stappen die door leverancier(co-maker) gevolgd moeten worden zijn:
accepteren e/o weigeren van de order
werk is gereed dan technisch gereed melden van de order
kostenspecificatie opvoeren
bij nacalculatie totaal kosten invoeren , en een bijlage toevoegen met onderbouwing kosten (verplicht toevoegen)
factuur maken en indienen
Onderstaand in grote lijn het proces voor het afhandelen van orders binnen het Leveranciersportaal.
Klik op de link in iedere stap voor een korte uitleg.
overzicht wat er veranderd is t.o.v. de vorige versie
voor het inloggen heb je Google Authenticator code nodig
na ontvangen van e-mail dat er een order klaar staat kan er ingelogd worden op het Leveranciersportaal
order die aangeboden zijn kunnen via detail kaart beoordeeld worden en vervolgens geaccepteerd worden
wanneer aangeboden order niet juist is of verkeerd is aangeboden kan deze na beoordeling geweigerd worden
Aangeboden orders Technisch gereed melden, het werk is klaar.
na het gereedkomen van de order moet deze als eerste technisch gereed gemeld worden
Toevoegen kostenspecificatie e/o extra informatie d.m.v. bijlages of info tekstvelden.
voordat order financieel gereed gemeld wordt moet bij de order de onderbouwing van de kosten worden toegevoegd middels een kostenspecificatie
Order financieel gereed melden, toevoegen van kostenspecificatie.
na het technisch gereed melden moeten de kosten vastgelegd worden
op basis van nacalculatie is het verplicht om een bijlage toe te voegen met de onderbouwing van de kosten (zie voorgaande stap)
wanneer er na het ingeven van de kostenspecificatie geen bijlage is toegevoegd met de onderbouwing van de kosten kan de opdrachtgever de order weigeren
zie hier de stappen voor het toevoegen van deze bijlage
Order geweigerd na steekproef.
wanneer er na het ingeven van de kostenspecificatie geen bijlage is toegevoegd met de onderbouwing van de kosten kan de opdrachtgever de order weigeren
zie hier de stappen voor het toevoegen van deze bijlage
Order taken download naar Excel
om eigen afrekensjabloon te vullen kunnen de taken uit de order naar Excel gehaald worden middels een download
Vullen, maken van afrekensjabloon
voor de onderbouwing van de kostenspecificatie kan een afrekensjabloon gebruikt worden, zie hier een voorbeeld
wanneer een factuur niet goed afgemaakt wordt of ingediend wordt komt deze in submenu concept facturen
Orders factureren aan opdrachtgever Portaal.
wanneer alle kosten vastgelegd zijn kunnen 1 of meerdere orders gefactureerd worden